Грамотно планируем дела в течение дня

Грамотно планируем дела в течение дня

Грамотно планируем дела в течение дня

«Если время самая драгоценная вещь, то его растрата самое большое мотовство», — сказал однажды Бенджамин Франклин. Учитывая эту непреложную истину, важно научиться правильно распоряжаться своим временем, и планировать дела с максимальной отдачей. Что ж, приступим прямо сейчас.

Немного о самом планировании:

Стоит отметить, как должен выглядеть Ваш ряд предварительно обдуманных действий. Хотелось бы видеть его предметным, то есть записанным на бумаге, в ежедневнике, или в электронном исполнении.

Конечно, есть такой нюанс, что обстоятельства могут меняться. В таких ситуациях план помогает быстро сориентироваться, если что-то пойдет не так. Он занимает до десяти минут драгоценного времени, но после экономит в десятки раз больше.

Какое время суток посвятить раздумью о планах на будущий рабочий день? Это может быть утро или вечер. Если Вы остановитесь на втором варианте, с утра будет достаточно просмотреть список «на свежую голову» и сосредоточиться на его выполнении.

Порядок планирования:

Существуют следующие виды задач:

«жесткие» встречи — мероприятия, которые нельзя перенести, изменить, назначены на конкретное время. Сюда можно отнести разные презентации, совещания.

Гибкие задачи — те, которые имеют срок, но не привязанный к определенному времени. Это не значит, что они не важны. Просто их можно «вписать» в более подходящее время дня. Например, срок сдачи заказа назначен на два часа. Можно начать его делать в 9 утра, в 12 и т. д. Это решаете Вы сами.

«Бюджетируемые» задания — это первостепенные задачи, для выполнения которых необходимо достаточно много времени, но нет жестких рамок для их исполнения.

В плане на день все задачи должны быть систематизированы. Так, можно разделить лист бумаги на две колонки, слева вписать «жесткие встречи», справа — все, что можно успеть сделать между ними.

Самые важные дела желательно планировать на начало дня, ведь в процессе работы могут возникнуть неожиданные дела, предполагающие вашего участия.

Несколько слов о «контекстном» планировании. Можно группировать несколько дел вместе, не тратя лишнего времени. Например, Вам нужно завезти документы по работе в определенную организацию, а рядом с ней находится ремонт обуви, куда по пути можно сдать туфли с поломанным каблуком.

Определяем в плане самое главное:

Приоритетные дела становятся во главу угла в списке задач и делаются в первую очередь. Их можно разделить на две группы:

Безотлагательные — те дела, которые нужно сделать немедленно.

Уточняющие — задачи, на которые тратится мало времени, но они запускают работу, задают ход всему дню.

Дело может быть очень важным, но подождать, или же представлять собой мелочь, которую следует сделать в первую очередь. В целом, вопрос приоритетов достаточно индивидуален.

Если предстоит важная встреча:

Пунктуальность — важное деловое качество. По нему люди будут определять Вас как надежного делового партнера, или наоборот. Поэтому, резервируйте время на непредвиденные обстоятельства, такие как пробки на дорогах, и всякие технические моменты, например то, что Вам, прийдя, нужно раздеться, разложить бумаги, собраться с мыслями. Идеально прийти за 10 минут до начала встречи.

Попробовав систематизировать свои маленькие и большие задачи, Вы увидите, насколько проще становится жить. Пусть Ваши планы оправдывают себя и приносят пользу.